تعاریف گوناگونی برای کنترل هزینه وجود دارد ولی به زبان ساده میتوان گفت، شناسایی و کاهش هزینه های کسب و کار برای افزایش سود آوری و با فرآیند بودجه ریزی آغاز میشود ، در ادامه مدیران و صاحبان کسب و کار هزینه های واقعی را با بودجه مقایسه و ارزیابی میکنند و اگر هزینه های واقعی را با بودجه مقایسه میکنند و اگر هزینه های واقعی بیشتر از برنامه ریزی باشد مدیریت اقدام مناسب را انجام خواهد داد.
از سوی دیگر تقلیل هزینه یک فرآیند است و در آن حداقل بها برای بهای تمام شده ی واحد محصول در نظر گرفته میشود که تاثیری در کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده نداشته باشد و اغلب از طریق به کارگیری روش های جدید یا بهبود روش های قبلی تحقق میباد. تقلیل هزینه ها حذف تمام هزینه های غیرضروری که در فرآیند تولید، انبار و فروش محصول وجود دارد را هدف گذاری میکند.
فعالیت نگهداشت بهای تمام شده در سطح استاندارد از پیش تعیین شده را کنترل هزینه می نامند، در حالی که تقبل هزینه فعالیت کاهش هزینه های واحد محصول از طریق روش های جدید تولید است.
کنترل هزینه روی کاهش بهای تمام شده ی کل محصولات تمرکز دارد، در حالی که تقلیل هزینه هیچگاه روی کاهش قیمت واحد محصول تمرکز دارد. کنترل هزینه ذاتا ماهیت موقت دارد و برخلاف آن تقلیل هزینه یک مفهوم دائمی است.
فرآیند کنترل هزینه ها هنگام دستیابی به هدف خاصی به پایان میرسد. برعکس آن تقلیل هزینه هیچگاه به پایان نمیرسد و همیشه ادامه خواهد داشت.